Sistem dan
struktur adalah dua perkara yang sangat penting dalam membina organisasi. Kita
tak boleh nak buat sistem, kalau tak tahu struktur organisasi kita.
Setiap sistem yang wujud wajib connected pada setiap struktur di dalam organisasi kita. Macam mana kita nak buat sistem kalau kita sendiri tak jelas dengan struktur organisasi kita?
Sistem yang Ibu maksudkan adalah seperti SOP, LOV, WI, Guideline dan Checklist yang connected antara function dengan function yang lain.
Tanpa sistem, kita akan bergantung harap pada founder dalam melakukan tugas harian dan ini mengakibatkan bisnes tak boleh bertahan lama. Untuk menjadikan organisasi kita ke tahap institutional capability, antara perkara yang perlu kita ada dan buat semestinya sistem dan struktur. Sebab tu lah, setiap organ yang Ibu ajar di BSS terdapat elemen-elemen institutional capability bagi membantu bisnes anda berkembang maju.
Perkara penting untuk membina struktur yang betul adalah carta organisasi. Carta organisasi tidak bermula dengan kotak dan garisan. Cara yang betul mesti lah bermula dengan value chain.
Jadi sangat penting mereka tahu dan faham akan kepentingan value chain ini. Perkara pertama yan perlu faham adalah :
1. Kenal pasti
dulu aktiviti-aktiviti utama yang kita kena ‘main’ untuk bisnes kita.
2. Senaraikan
kerja-kerja yang perlu dilakukan untuk setiap value chain itu.
3. Kemudian baru
asingkan kerja-kerja tu ikut department – ‘cluster’ kan nya.
4. Bila dah buat
semua ni, barulah kita akan nampak dengan lebih jelas, apa lagi department yang
diperlukan atau department mana yang sebenarnya kita perlukan.
5. Selepas itu,
buat carta organisasi dengan bilangan team yang optimum.
Bila kita dah ada carta organisasi, barulah kita tahu setiap fungsi department yang wujud. Setiap fungsi dalam organisasi penting untuk merealisasikan visi dan matlamat organisasi kita. Contohnya, department sales memerlukan data daripada department marketing, ini menjadikan orang sales sebagai customer dan marketing pula sebagai supplier mereka dan begitu juga sebaliknya. Setiap department memainkan peranan yang penting untuk memastikan setiap kerja itu dapat dilakukan dengan betul. Jadi bagi memastikan kerja itu dilakukan dengan betul, wujudkan lah sistem.
